Virtuelles Büro mit Google Workspace

Als wir vor Jahren in der Start-up-Szene Fuß gefasst haben, standen wir vor der Herausforderung, eine kosteneffiziente, aber auch innovative IT-Büroinfrastruktur aufzubauen. Da die Art unserer Arbeit es uns ermöglicht hat, diese aus der Ferne zu erledigen, und da wir vor allem mit Freelancern und angestellte Remote Workern zusammenarbeiten, hatte die Bereitstellung eines Fernzugriffs auf die Infrastruktur des Unternehmens für uns oberste Priorität. Der Vorteil, der besonders für Start-Up Unternehmen wichtig ist, ist, dass man dabei keine fixen Büroräumlichkeiten benötigt.

Immer mehr Unternehmen, nicht nur in der IT-Branche, wissen mittlerweile die Flexibilität des Remote-Work-Konzepts zu schätzen, deswegen wollte ich hier mit Euch unsere Erfahrungen in diesem Bereich teilen. Unsere Hauptanforderungen und Prioritäten dabei waren:

• Unseren Mitarbeitern einen sicheren Fernzugriff auf wichtige Unternehmensressourcen zu gewährleisten.
• Einfache Aktivierung und Deaktivierung eines Mitarbeiterprofils, sowie zentrale Steuerung der Zugriffsrechte auf entsprechende Unternehmensressourcen.
• Als IT-Unternehmen war für uns die Integration von Atlassian und ähnliche Produkte von großer Bedeutung.
• Ein Teil der Firmenunterlagen sollte auf einem eigenen Dateiserver aufbewahrt werden, wobei jeder Mitarbeiter über unterschiedliche, der Position im Unternehmen entsprechende, Zugriffsrechte verfügen sollte.
• Als Start-up-Unternehmen war es für uns besonders wichtig, dass wir all das relativ kostengünstig, ohne dabei in eigene Hardware zu investieren, erreichen.

Damit wir diese Ziele umsetzen konnten, haben wir uns entschieden, vollständig virtuelle Maschinen zu benutzen. Da wir mit der Infrastruktur von Google Workspace (früher GSuite) bereits vertraut waren, haben wir das Produkt auch in diesem Fall gewählt. Anfangs nutzten wir es hauptsächlich zum Hosten und Verwalten unserer E-Mails (GMail). Es ließ sich einfach mit einer eigenen Domain konfigurieren, filterte Spam recht erfolgreich heraus und die gesendeten Nachrichten landeten nicht in den Spam-Postfächern unserer Kunden. Alleine diese Tatsache war Grund genug, uns für dieses Produkt zu entscheiden, da wir uns damit die Administration von einem eigenen E-Mail Server erspart haben. Im Laufe des Arbeitsprozesses begannen wir auch die Zusatzanwendungen Google Kalender / Drive / Docs / Meet / Forms / Jam Board etc. zu benutzen.

Google Workspace erwies sich für uns als IT-Unternehmen mehr als geeignet und erfüllte alle unsere Anforderungen. Wir sind froh, dass wir uns dafür entschieden und dabei uns einiges an Arbeits- und Kostenaufwand erspart haben. Deswegen empfehlen wir es Euch gerne weiter. Wir sind zuversichtlich, dass Ihr die Konfiguration auch selbst durchführen könnt. Wenn Ihr jedoch Hilfe dabei benötigt oder Fragen habt, helfen wir Euch gerne weiter.